دليل الأستخدام لبرنامج الحسابات والمخازن إيزي بلان

EasyPlan Software ver. 1.00
User Guide
(( الأسئلة الأكثر شيوعا و المشاكل التى تقابل السادة مستخدمى البرنامج و حلولها الكاملة ))

• ســـؤال (1) : ما هى النشاطات التجارية التى يمكن أن يديرها برنامج ( إيزى بلان ) بنجاح ؟
• الجواب (1) : برنامج إيزى بلان هو برنامج محاسبى متكامل تم تصميمه ليناسب كافة الأعمال التجارية كبيرة كانت أو صغيرة و بأسلوب سهل مبسط لا يستلزم وجود مهارة خاصة فى تشغيل جهاز الكمبيوتر .. و كما سنرى لاحقا أثناء الشرح التفصيلى للبرنامج أنه يعمل بشكل واضح و غير معقد يمكن للجميع التعامل معه ببساطة
برنامج ( إيزى بلان ) صمم خصيصا ليدير النشاطات التجارية التالية :
** الصيدليات و شركات المستلزمات الطبية و مستحضرات التجميل و غيرها
** السوبر ماركت و البقالة
** الشركات التجارية فى كافة النشاطات شاملة ( المطاعم - محلات الملابس - الأدوات الكهربائية - الإلكترونيات - الحلويات - التوكيلات التجارية - السيارات - الموبيليات ، و غيرها .... )
** المصانع و المؤسسات التى بها مراحل مواد خام و تصنيعها إلى منتج نهائى
____________________________________________________________________
• ســـؤال (2) : ما هى خطة و طريقة عمل البرنامج إجمالا و على وجه العموم ؟
• الجواب (2) : يعمل البرنامج بترتيب خطوات معينة نوجزها فيما يلى :
( أولا ) يجب تغذية البرنامج بكارتة الأصناف التى تتعامل فيها المؤسسة ، و وضع أكواد و تسعير لهذه الأصناف
( ثانيا ) تغذية البرنامج بأسماء الموردين و العملاء و تكويدهم بشكل مناسب
( ثالثا ) لكل مورد دفتر فواتير نسجل به الأصناف التى نشتريها منه أو نرجعها إليه
( رابعا ) لكل عميل دفتر فواتير نسجل به الأصناف التى نبيعها له أو يرجعها إلينا
( خامسا ) تتم كتابة الأصناف فى دفتر الفواتير بنظام الاختيار من الأصناف التى سبق و تمت كتابتها فى كارتة الأصناف .. إذ يجب على مستخدم البرنامج كتابة الأصناف أولا فى كارتة الأصناف قبل كتابة أى فاتورة
( سادسا ) أى دفعة مالية تدخل إلى الشركة أو تخرج منها يتم تسجيلها فى قسم الخزينة ( سواء فى قسم الداخل إلى الخزينة أو فى قسم الخارج من الخزينة ) مع تسجيل تفاصيل عن تلك الحركة مثل : قيمة مبلغها و تاريخها و من حساب فلان و ... هكذا
( سابعا ) بمجرد الانتظام فى تسجيل فواتير الداخل ( فواتير الموردين ) و فواتير الخارج ( فواتير العملاء ) .. يقوم البرنامج تلقائيا بضبط المخازن و جردها و معرفة الأرصدة بمجرد استدعائها فى لحظات
( ثامنا ) بمجرد الانتظام فى تسجيل حركة الداخل إلى الخزينة و الخارج منها .. فإن البرنامج يقوم تلقائيا بضبط كشوفات الحسابات لكل مورد و عميل و ضبط تقارير المديونية بمجرد استدعائها فى لحظات
( تاسعا ) يوجد ضمن البرنامج قسم فرعى لموظفى و مندوبى الشركة ( إن وجدوا ) و تقارير بأنشطتهم و تحصيلاتهم و عمولاتهم و مرتباتهم ... إلخ
____________________________________________________________________
• ســـؤال (3) : كيف تكون البداية الصحيحة للعمل على البرنامج حتى أحصل على أفضل النتائج المرجوة ؟
• الجواب (3) : لكى تبدأ بداية صحيحة على البرنامج يجب أن تعرف كل شىء عن أقسامه مثل ( كروت الأصناف / و الموردين و العملاء / و دفاتر الفواتير و الخزينة ... و غيرها ) ، ثم برجاء إتباع الخطوات التالية بترتيبها و بدقة دون خلل فى الترتيب :

( أولا ) يجب تغذية البرنامج بكل الأصناف التى تتعامل فيها المؤسسة عن طريق تسجيل هذه الأصناف فى قسم كارتة الأصناف .. و هنا نحن لا نقوم بتسجيل كميات هذه الأصناف الموجودة حاليا فى مخزن الشركة ، و إنما نسجل فقط الأسماء و الأكواد و الأسعار و الحد الأدنى لطلب الشراء لهذه الأصناف ( أى عندما يصل رصيد المخزن لهذا الحد الأدنى قم بالتنبيه لوجوب شرائه )

( ثانيا ) يجب تغذية البرنامج بأسماء كل الموردين و العملاء من خلال تكويدهم فى قسم الموردين و العملاء

( ثالثا ) يجب عمل مورد وهمى يكون له أى اسم ، و نحن نقترح اسم : ( رصيد المخزن المبدئى ) و يكون كوده مميز مثلا ( 9999 ) ، و هذا المورد هو مورد غير حقيقى نوهم البرنامج بوجوده ، فنفتح دفتر فواتيره و نسجل فيه كل الأصناف الموجودة بالفعل الآن فى المخازن لدى الشركة مالكة البرنامج ، فبالتأكيد عندما تشترى شركة ما برنامج ( إيزى بلان ) ، فتكون سابقة النشاط بمعنى أن لديها مخازن حالية بها بضاعة و لديها موردين و عملاء سابقين .. لذا من الواجب تسجيل هذه البضاعة الموجودة فعلا فى المخازن فى البرنامج قبل أى شىء آخر
و لتسجيل هذه البضاعة الموجودة فعلا فى المخازن يجب عليك مسبقا أن تقوم بجرد المخازن التى لديك و تحضير كافة الأصناف بكمياتها الحالية ، و يستحسن كذلك بكمياتها و سعرها و تاريخ انتهاء صلاحيتها ( إن وجد ) ، و هنا نهمل من أى مورد جاءتنا هذه البضاعة فهذا لا يهم حيث أننا سوف نسجل كل تلك البضاعة فى دفتر فواتير المورد الوهمى السابق و الذى اتفقنا أن يكون اسمه ( رصيد المخزن المبدئى ) .. فنفتح دفتر فواتيره و نسجل فى كل فاتورة 30 صنف مختلف بكمياتها و أسعارها و تاريخ انتهاء صلاحيتها ( إن وجد ) ، على أن تكون هذه الفواتير ذات تاريخ كتابة واحد و هو تاريخ جرد المخزن الحالى ، فإن قمنا بجرد الأصناف فى المخزن الشركة على الورق بتاريخ ( 10 / 10 / 2012 ) فتكون كافة الفواتير المسجلة بهذه الأصناف لهذا المورد الوهمى بنفس التاريخ و هو ( 10 / 10 / 2012 )
و بمجرد تسجيل هذه الفواتير فى دفتر فواتير هذا المورد الوهمى ، فإننا قد قمنا الآن بتغذية البرنامج بكل الأصناف الموجودة لدينا فى مخزن الشركة بالفعل

( رابعا ) بعد الخطوة السابقة يجب علينا ألا نقوم بتسجيل أى فاتورة لمورد أو عميل بتاريخ قديم يسبق جرد المخازن الحالى ، بمعنى أننا اتفقنا أننا قمنا بالجرد مثلا يوم ( 10 / 10 / 2012 ) ، فأى فاتورة لمورد أو عميل بتاريخ يسبق هذا اليوم لا يجب تسجيلها على البرنامج
إنما نبدأ بانتظام فى تسجيل الفواتير لكل عمليات التوريد ( الموردين ) و البيع ( العملاء ) فيما يلى هذا التاريخ أى منذ اليوم التالى ليوم الجرد و هو يوم ( 11 / 10 / 2012 )

( خامسا ) إذا كانت خزينة الشركة تحتوى على أى مبلغ ، فيجب تسجيل قيمة المبلغ المجمع الموجودة بالفعل فى رصيد الخزينة ، و ذلك يكون بتسجيل حركة دخول مبلغ بتاريخ أول يوم فى العام ( الجديد ) ويكون من حساب نسميه مثلا ( رصيد أول المدة ) أو ( رصيد بداية العام ) بدون الحاجة لتحديد مصدر ذلك المبلغ المجمع بالتفصيل .. و بمجرد تسجيل هذه الحركة الداخلة إلى الخزينة فإننا قد قمنا الآن بتغذية البرنامج برصيد خزينة صحيح .. و ينطبق هذا الأسلوب فى العمل عند إنتهاء سنة و بداية سنة جديدة نريد تسجيل بياناتها

( سادسا ) عند تكويد أسماء العملاء فى قسم ( الموردين و العملاء ) نجد أنه قد يكون هناك عملاء لا يهمنا تثبيت اسمهم فى البرنامج أو فتح دفاتر فواتير أو حسابات لهم ، مثل عملاء الشراء النقدى ، فهؤلاء العملاء يشترون البضاعة و يدفعون ثمنها مباشرة نقدا ثم يذهبون .. لذا من الواجب لهذا النوع من العملاء أن يوضع فى مكان منفصل عن باقى العملاء من ذوى المعاملات المتكررة و المهم تسجيلهم تفصيلا فى البرنامج
و لعمل ذلك يستحسن إنشاء عميل ذو اسم مميز و كود مميز مع باقى العملاء و يكون اسمه ( العميل النقدى ) أو ( المبيعات النقدية ) أو أى اسم آخر يراه مستخدم البرنامج مناسبا ... و بفتح دفتر فواتير هذا العميل يتم تسجيل كافة المبيعات النقدية بتاريخها دون الحاجة لذكر اسم العميل فهو لا يهمنا فى شىء

( سابعا ) من الطبيعى أن تعمل بعض المؤسسات بنظام البيع النقدى بشكل يغلب بكثير على البيع الآجل مثل الصيدليات أو المطاعم أو السوبر ماركت ... و غيره ، فإذا أنشأنا عميلا و أسميناه ( العميل النقدى ) أو ( المبيعات النقدية ) لتسجيل هذه المبيعات به كما سبق شرحه فى الخطوة السابقة (خامسا) .. فإن هذا العميل سيكون العميل الوحيد تقريبا فى البرنامج و يكون له دفتر فواتير ضخم للغاية و يزداد ضخامة مع كل يوم عمل ، و ذلك لأن نشاط هذه المؤسسات تعتمد أساسا على البيع النقدى .. و هنا نحن ننصح مثل هذه المؤسسات بشىء مختلف عما سبق شرحه فى الخطوة السابقة ( خامسا )
نقترح عليكم إنشاء عميل نسميه مثلا ( مبيعات شهر يناير 2012 ) و نسجل فى دفتر فواتيره كل مبيعات هذا الشهر منذ يوم ( 1 / 1 / 2012 ) إلى يوم ( 31 / 1 / 2012 ) ، و بعدها نقوم بإنشاء عميل جديد اسمه ( مبيعات شهر فبراير 2012 ) و نسجل فيه كل مبيعات شهر فبراير بتاريخها .. و هكذا حتى آخر السنة .. و فى السنة الجديدة نقوم بإنشاء عميل اسمه ( مبيعات شهر يناير 2013 ) ... و هكذا
و بهذه الطريقة يمكننا توزيع تسجيل المبيعات على أكثر من عميل مما يعد أكثر تنظيما فى العمل مما يعطى البرنامج مرونة و سرعة أكثر فى العمل من أن يكون هناك عميل واحد متضخم يتحمل كل المبيعات النقدية
بقيت مشكلة توريد حركة الأموال الداخلة إلى الخزينة من هذه المبيعات النقدية ، و هنا يجب علينا أن نذهب إلى قسم الخزينة و نسجل يدويا بيان مجمع بمبيعات اليوم الخاصة بهذه المبيعات النقدية فنسجل تاريخ اليوم و قيمة إجمالى مبيعات اليوم النقدية و نسجل أنها من حساب العميل فلان

( ثامنا ) من المعتاد عندما يتم تسجيل أسماء موردين أو عملاء لدى أى مؤسسة أن يكون لهم تعاملات سابقة مع المؤسسة مما يترتب عليه وجود أرصدة سابقة لهذا التعامل من مديونيات عليهم للمؤسسة أو على المؤسسة لهم .. و لبدء البرنامج بشكل صحيح يجب تسجيل تلك المديونية فى صفحة المورد أو العميل فى خانة ( رصيد دين سابق ) وذلك بتسجيل قيمة مبلغ هذا الدين و تحديد هل هذا الدين ( له أم عليه )

( تاسعا ) إذا كان نشاط المؤسسة التى تستخدم البرنامج هو التصنيع ، أى أنها عبارة عن مصنع يشترى المواد الخام من الموردين ، و هذه المواد الخام تمر بمرحلة تصنيع ثم إلى منتج نهائى يتم بيعه إلى العملاء .. ففى هذه الحالة يجب العمل على البرنامج بنظام مختلف إلى حد ما ، فكما سبق و عرفنا أن البرنامج يعمل بنظام شراء بضاعة عن طريق تسجيل فواتير الموردين ( = بضاعة داخلة إلى المخازن ) و نظام بيع لهذه البضاعة عن طريق تسجيل فواتير العملاء ( = بضاعة خارجة من المخازن ) .. و لكن فى حالة المصانع تكون البضاعة المشتراه فى فواتير الموردين هى مواد خام ، بينما البضاعة المباعة إلى العملاء هى منتجات نهائية ، أى ان البضاعة تدخل إلى البرنامج بشكل و تخرج بشكل آخر ، و هذا لا يتناسب مع قواعد و شروط العمل الصحيح فى البرنامج .. و لكن هذا ليس معناه عدم إمكانية تشغيل البرنامج لإدارة المصانع و لكن كيفية عمله لإدارة المصانع تختلف عن الطريقة التقليدية التى سبق و شرحناها ، و لشرح طريقة عمل البرنامج لإدارة المصانع يرجى اتباع التعليمات التالية :
(1) يجب على مستخدم البرنامج تسجيل نسختين باسمين مختلفين من البرنامج عندك على الكمبيوتر ، إحدى هاتين النسختين نقوم بتسميتها مثلا باسم( EasyPlan 1 ) و هى نسخة تختص بدخول و خروج المواد الخام ، و النسخة الثانية من البرنامج نسميها مثلا ( EasyPlan 2 ) و هى تختص بدخول و خروج المنتجات النهائية
(2) فيتم فى البرنامج الأول تسجيل الموردين الحقيقيين بالطريقة العادية و عمل فواتير توريد للمواد الخام المشتراه منهم .. أما تسجيل العملاء فيكون تسجيل وهمى ، بمعنى أن تنشىء عميل مثلا نسميه ( مستهلكات شهر يناير 2012 ) و تقوم بتسجيل كل المواد الخام التى استهلكت و دخلت مرحلة التصنيع فى دفتر فواتير هذا العميل الوهمى ، و فى الشهر التالى ننشىء عميل اسمه ( مستهلكات شهر فبراير 2012 ) ثم شهر مارس و هكذا ... و عند انتهاء السنة ننشىء ( مستهلكات شهر يناير 2013 ) و هكذا...
(3) أما فى البرنامج الثانى ( EasyPlan 2 ) فنقوم بتسجيل عمليات تصنيع المنتجات النهائية و خروجها إلى العملاء .. فيكون هناك عملاء حقيقيين بالطريقة العادية لتسجيل العملاء فى البرنامج ، أما الموردين فيكونوا موردين وهميين لتغذية البرنامج برصيدنا من المنتجات النهائية ، بمعنى أن تنشىء مورد وهمى اسمه ( مصنعات شهر يناير 2012 ) و تقوم بتسجيل كافة المنتجات النهائية التى تم تصنيعها فى شهر يناير لعام 2012 فى دفتر فواتير هذا المورد الوهمى ، ثم لتسجيل مصنعات الشهر التالى ننشىء مورد اسمه ( مصنعات شهر فبراير 2012 ) و هكذا...
(4) بمعنى أن البرنامج الأول ( EasyPlan 1 ) يختص بالمواد الخام و البرنامج الثانى ( EasyPlan 2 ) يختص بالمنتجات النهائية
(5) أما باقى وظائف البرنامج فتكون هى السابق شرحها فى هذا الكتيب و تعمل بشكلها الطبيعى
____________________________________________________________________
• ســـؤال (4) : كلما أدخلت صنف جديد فى كارتة الأصناف يمسح الصنف السابق ، و نفس المشكلة فى الموردين و العملاء ؟
• الجواب (4) : يبدو أنك تكتب بيانات الصنف ثم تكتب عليها بيانات الصنف الجديد بدون الضغط أولا على مفتاح ( إنشاء صنف جديد ) ، و من الواجب الضغط على مفتاح ( إنشاء صنف جديد ) أولا لفتح صفحة بيانات تكون خالية تماما لتكتب فيها بيانات الصنف الجديد ثم تضغط على مفتاح ( إنشاء صنف جديد ) لفتح صفحة جديدة ... و هكذا
و نفس المشكلة يكون حلها فى قائمة الموردين و العملاء و فى باقى أقسام البرنامج حيث يجب دائما الضغط على مفتاح ( جديد ) لفتح صفحة جديدة فى قاعدة البيانات لتسجيل ما تريد فيها
____________________________________________________________________
• ســـؤال (5) : لا يوجد بالبرنامج مفتاح لحفظ أو تسجيل البيانات التى تمت كتابتها ؟
• الجواب (5) : يقوم البرنامج بحفظ البيانات التى كتبها المستخدم تلقائيا دون الحاجة لمفتاح ( حفظ أو تسجيل البيانات )
____________________________________________________________________
• ســـؤال (6) : عند دخولى إلى دفتر فواتير مورد أو عميل لم أستطع كتابة أو تسجيل الأصناف فى جدول الفاتورة ؟ فكلما كتبت مشتروات أو مبيعات لصنف ما لا يتم تسجيله فى الفاتورة ؟
• الجواب (6) : عند كتابة بيانات الصنف ( الكود - الاسم - العدد - السعر - الإجمالى - تاريخ الصلاحية ) فى أول سطر أعلى الفاتورة لا ينزل فى جدول الفاتورة إلا بالضغط مرتين بالماوس على السطر المراد وضع هذا الصنف فيه ( فى جدول الفاتورة الظاهر على الشاشة )
و بمجرد نزول الصنف فى جدول الفاتورة أسفله فقد تم تسجيله و اعتماده فى الفاتورة ، كما يمكنك إلغائه أو مسحه باختياره بالماوس من جدول الفاتورة ثم الضغط على مفتاح ( Delete ) من لوحة المفاتيح لديك
من المهم لإكمال الإجابة عن هذا السؤال قراءة السؤال التالى رقم (7) و إجابته التفصيلية
____________________________________________________________________
• ســـؤال (7) : لا أعمل بنظام الباركود ، و عندما أريد كتابة صنف فى الفاتورة فأنا اختاره من القائمة الأبجدية للأصناف ، المشكلة أن عندى حوالى 5000 صنف و أضطر فى كل مرة للنزول بالمسطرة بالماوس للبحث عن الصنف المطلوب بشكل صعب و مرهق جدا ، فما الحل ؟
• الجواب (7) : يمكنك بكل سهولة كتابة أول مجموعة من حروف اسم الصنف فى خانة اسم الصنف فيظهر لك فقط الأصناف التى يبدأ اسمها بالحروف المكتوبة فى الخانة مما يسهل عليك جدا طريقة البحث عن الصنف ، كما يمكنك كتابة أول حروف من اسم الصنف ثم الضغط على مفتاح ( Enter ) ليكتب البرنامج الصنف تلقائيا دون استعمال الماوس
____________________________________________________________________
• ســـؤال (8) : ما الفارق بين العمل بنظام الباركود و عدم العمل به ؟ و هل يؤثر ذلك على استخدامى للبرنامج ؟
• الجواب (8) : إذا كانت شركتك تعتمد على العمل بنظام الباركود ( كالصيدليات أو السوبر ماركت أو ... ) فأولا يجب عليك اختيار نظام العمل بالباركود من خلال مفتاح ( تعريف بيانات الشركة ) و الموجود فى يمين الشاشة الرئيسية من البرنامج ، و العمل بنظام الباركود من عدمه يظهر فارق فقط فى نقطتين كما يلى :
** النقطة الأولى : أثناء إدخال بيانات الأصناف فى ( كارتة الأصناف ) :
بدون نظام الباركود : نكتب كود الصنف يدويا فى خانة كود الصنف
باستخدام الباركود : نحافظ على مؤشر الكتابة فى ( خانة الكود ) ثم نمسح بالسكانر الخاص بالباركود على كود الصنف فتتم كتابته تلقائيا فى
خانة كود الصنف ، كما يمكنك طباعة الباركود على ستيكر للصقه أو إرفاقه مع الأصناف
** النقطة الثانية : أثناء كتابة الأصناف فى ( فواتير المشتروات أو المبيعات ) :
بدون نظام الباركود : نختار الصنف من قائمة الأصناف المرتبة أبجديا ، فيكشف البرنامج تلقائيا عن كوده و سعره ، ثم نكتب العدد المشترى أو المباع منه ، فيحسب سعره الإجمالى تلقائيا ، حيث يمكن التنقل من خانة لآخرى باستخدام مفتاح ( Tab ) من لوحة المفاتيح أو باستخدام الماوس ، ثم نضغط مرتين بالماوس على السطر المراد كتابة بيانات الصنف فيه فى جدول الفاتورة أسفله لينزل الصنف فى جدول الفاتورة و يتم اعتماده و تسجيله فى الفاتورة
و يمكن إلغاء أو مسح هذا الصنف من جدول الفاتورة بإحدى طريقتين :
(1) باختياره بالماوس من جدول الفاتورة ثم الضغط على مفتاح ( Delete ) من لوحة المفاتيح لديك
(2) أو أن تقوم بإنزال صنف خالى من البيانات فى جدول الفاتورة بالضغط مرتين بالماوس على السطر المراد مسحه
باستخدام الباركود : نحافظ على مؤشر الكتابة فى ( خانة الكود ) ثم نمسح بالسكانر الخاص بالباركود على كود الصنف فتتم كتابته تلقائيا فى خانة كود الصنف ، ثم نضغط مفتاح ( Enter ) من لوحة المفاتيح لديك ليكشف البرنامج تلقائيا عن اسمه و سعره ، ثم نكتب العدد المشترى أو المباع منه ، فيحسب سعره الإجمالى تلقائيا ، حيث يمكن التنقل من خانة لآخرى باستخدام مفتاح ( Enter ) من لوحة المفاتيح أو باستخدام الماوس ، ثم نضغط على مفتاح ( PageDown أو PgDn ) من لوحة المفاتيح لديك لينزل الصنف فى جدول الفاتورة و يتم اعتماده و تسجيله فى الفاتورة
و يمكن إلغاء أو مسح هذا الصنف من جدول الفاتورة بإحدى ثلاث طرق :
(1) بالضغط على مفتاح ( PageUp أو PgUp ) من لوحة المفاتيح لديك
(2) أو باختيار بالماوس من جدول الفاتورة ثم الضغط على مفتاح ( Delete ) من لوحة المفاتيح لديك
(3) أو أن تقوم بإنزال صنف خالى من البيانات فى جدول الفاتورة بالضغط مرتين بالماوس على السطر المراد مسحه
____________________________________________________________________
• ســـؤال (9) : فى برنامج الموظفين قمت بتسجيل راتب موظف ما فى كشف مدفوعاته ، إلا أننى فوجئت أن هذا المبلغ لم يخصم من حركة الخزينة ؟ و كذلك تحصيلات المندوبين لا تضاف إلى حركة الخزينة ؟
• الجواب (9) : برنامج موظفى و مندوبى الشركة هو برنامج فرعى تم تصميمه لتنظيم حسابات موظفى و مندوبى و عمال الشركة إلا أنه لا يرتبط بباقى حسابات البرنامج ، بمعنى أن ما تسجله فى كشوفات مدفوعات الموظفين أو كشوفات تحصيلاتهم يجب عليك تسجيله مرة أخرى فى قسم حركة الخزينة فى البرنامج الرئيسى مرة ثانية ( سواء فيما يدخل أو يخرج من الخزينة ) و إلا سيتم تجاهل هذه المبالغ من حركة الخزينة الداخلة أو الخارجة
____________________________________________________________________
• ســـؤال (10) : قمت بإلغاء مورد أو عميل ما ، و عندما سجلت بيانات مورد أو عميل آخر مكانه فوجئت بدفاتر فواتير المورد أو العميل القديم ما زالت موجودة لدى و مسجلة باسم المورد أو العميل الجديد ؟
• الجواب (10) : عند إلغاء مورد أو عميل يجب أن يكون ذلك بالضغط على مفتاح الإلغاء ( على شكل سلة مهملات ) ، ثم الضغط على مفتاح
( إنشاء مورد أو عميل جديد ) لفتح صفحة جديدة تماما لتسجل فيها ما تشاء
أما عن المشكلة التى تقابلك فإنها تحدث فى حالة واحدة فقط ، و هى أنك قمت بكتابة بيانات مورد أو عميل جديد على بيانات آخر قديم بدون الضغط على مفتاح ( إنشاء مورد أو عميل جديد ) ، و لحل هذه المشكلة قم بإلغاء هذا العميل الذى كتبته من خلال الضغط على مفتاح الإلغاء
( على شكل سلة مهملات ) ، ثم إضغط على مفتاح ( إنشاء مورد أو عميل جديد ) و اكتب بيانات المورد أو العميل الجديد ثانية و لن تلاحظ هذه المشكلة مرة أخرى
من المهم لإكمال الإجابة عن هذا السؤال قراءة السؤال التالى رقم (11) و إجابته التفصيلية
____________________________________________________________________
• ســـؤال (11) : قمت بإلغاء مورد أو عميل ما بكافة دفاتر فواتيره و حساباته بشكل صحيح - و أنا متأكد من هذا - ، و بالرغم من ذلك تظهر لى حساباته القديمة و فواتيره فى تقارير البرنامج و فى جرد المخازن ؟
• الجواب (11) : قم باتباع الخطوات التالية :
(1) إضغط على مفتاح ( إنشاء مورد أو عميل جديد ) و قم بتسجيل بيانات أى اسم له ( ليس من الضرورى اسمه الصحيح ) و لكن فى خانة الكود يجب كتابة كوده السابق بشكل صحيح ( يجب أن تتذكر كوده الصحيح و تكتبه فى خانة الكود )
(2) قم بإلغاء هذا المورد أو العميل الذى كتبته من خلال الضغط على مفتاح الإلغاء ( على شكل سلة مهملات ) فيتم حل المشكلة بالكامل
(3) موقف نادر الحدوث : إذا واجهك البرنامج برفض كتابة هذا الكود بسبب وجوده مسبقا فى بيانات مورد أو عميل آخر لديك فى قاعدة البيانات ، قم بإلغاء الصفحة التى أنشأتها من خلال الضغط على مفتاح الإلغاء ( على شكل سلة مهملات ) ، ثم إذهب لصفحة بيانات هذا المورد أو العميل صاحب الكود المكرر و قم أيضا بإلغائه من خلال الضغط على مفتاح الإلغاء ( على شكل سلة مهملات ) فيتم حل المشكلة بالكامل دون الحاجة لإجراء الخطوتين السابقتين (1) و (2)
____________________________________________________________________
• ســـؤال (12) : قمت بتسجيل فاتورة لمورد أو عميل ما و كان رقمها فى دفتر الفواتير (35) إلا أننى بعد غلق دفتر الفواتير و فتحه مرة أخرى وجدت أن البرنامج قد أعاد ترتيب الفاتورة و أصبحت رقم (10) فى سجلات دفتر هذا المورد أو العميل ، مع العلم أننى لم أطلب ذلك !!
• الجواب (12) : فى كل مرة يتم غلق دفتر فواتير الموردين أو العملاء يسألك البرنامج ( هل ترغب فى ترتيب الفواتير حسب تاريخها تصاعديا أم لا ؟ ) ، و عند موافقتك على ذلك يقوم البرنامج تلقائيا بإعادة ترتيب الفواتير المسجلة بالتاريخ من الأقدم إلى الأحدث ، فمثلا إذا قمت بتسجيل فاتورة بتاريخ ( 10 / 1 / 2011 ) ثم سجلت فاتورة بعدها بتاريخ ( 2 / 1 / 2011 ) فبمجرد غلق دفتر الفواتير ثم فتحه ثانية تجد أن البرنامج قد عكس ترتيب الفاتورتين ، و هى عملية اختيارية لإعادة ترتيب الفواتير حسب الأقدمية و ليس حسب تسجيلك لها
____________________________________________________________________
• ســـؤال (13) : أثناء عملى على البرنامج وجدت أن الفاتورة الواحدة سواء فاتورة توريد أو فاتورة بيع لا تتحمل تسجيل أكثر من 30 بند ، و لدى فاتورة الآن أريد كتابتها و بها 35 بند ... فماذا أفعل ؟
• الجواب (13) : بكل بساطة و بدون أى مشكلة فى عمل البرنامج قم بتقسيم هذه الفاتورة على فاتورتين متتاليتين لهما نفس التاريخ ، و لكن يجب أن يختلفا فى الترقيم
____________________________________________________________________
• ســـؤال (14) : تم تلف الماوس فأصبحت أعمل على الكمبيوتر بدونها إلا أننى لا أعرف كيف أتنقل بلوحة المفاتيح بين الخانات إلا بوجود الماوس ... فماذا أفعل ؟
• الجواب (14) : يمكن التنقل بين خانات الكتابة فى البرنامج من خلال مفتاح ( Tab ) الموجود لديك فى لوحة المفاتيح ، كما يمكنك مراجعة إجابة السؤالين رقم (8) و رقم (15) لمزيد من وظائف لوحة المفاتيح فى البرنامج
____________________________________________________________________
• ســـؤال (15) : للتنقل بين خانات الكتابة فى البرنامج يجب استعمال الماوس و هذا أمر صعب حيث أننى أريد استخدام لوحة المفاتيح ، كما أننى عندما أكتب فيكتب باللغة الإنجليزية ، ماذا أفعل ؟
• الجواب (15) : كما هو معروف أن برنامج ( إيزى بلان ) هو برنامج يعمل فى بيئة الويندوز ، لذا للتنقل بين خانات الكتابة فى أقسام البرنامج المختلفة مثل ( كارتة الأصناف ) أو ( الفواتير ) أو غيره ... يمكننا استخدام الماوس أو مفتاح ( Tab ) و الموجود فى أقصى يسار معظم لوحات المفاتيح ، فبالضغط على هذا المفتاح تتنقل من خانة لأخرى ، و لعكس إتجاه تنقلك إلى الخانة السابقة نستخدم مفتاح ( Tab ) و نضغط معه فى نفس الوقت مفتاح ( Shift ) .. و هذه هى الطريقة المتبعة فى برنامجنا و فى أى برنامج آخر يعمل تحت بيئة الويندوز
أما لتحويل لغة الكتابة إلى اللغة العربية فنضغط مفتاح ( Alt ) و فى نفس الوقت نضغط مفتاح ( Shift الأيمن ) .. فنستطيع الآن أن نكتب باللغة العربية ، أما لتحويل لغة الكتابة إلى اللغة الإنجليزية فنضغط مفتاح ( Alt ) و فى نفس الوقت نضغط مفتاح ( Shift الأيسر ) .. فنستطيع الآن أن نكتب باللغة الإنجليزية
____________________________________________________________________
• ســـؤال (16) : هل يمكن كتابة الأصناف باللغة الإنجليزية فى البرنامج ؟
• الجواب (16) : يمكن الكتابة عموما فى البرنامج باللغة العربية أو باللغة الإنجليزية على حد السواء ، و بالرغم من أن اللغة العربية هى اللغة الأساسية فى البرنامج إلا أنه يمكن الكتابة باللغة الإنجليزية فى أى قسم من أقسام البرنامج ، و ذلكعن طريق تحويل لغة لوحة المفاتيح بالضغط على Alt+Right Shift للكتابة باللغة العربية أو بالضغط على Alt+Left Shift للكتابة باللغة الإنجليزية
____________________________________________________________________
• ســـؤال (17) : فى بعض معاملاتى مع الموردين أو العملاء يكون هناك ما يسمى بالبونص ، أى أحصل على هدايا مجانية عند شرائى كميات معينة من البضاعة ، فمثلا أحصل على علبة سمنة إضافيه عند شرائى 50 علبة من نفس نوع السمنة و هكذا ... فأصبح عندى فى المخزن عدد 51 علبة سمنة فى حين أن حسابهم عند التوريد هو فقط حساب 50 علبة سمنة ! كيف يمكننى تسجيل ذلك فى الفواتير لضبط المخزن مع ضبط الحسابات بشكل صحيح ؟
• الجواب (17) : الموضوع بسيط جدا ، فيمكنك تسجيل الفاتورة سواء فاتورة توريد أو فاتورة مبيعات بالطريقة المعتادة مع إتباع الخطوات الإرشادية التالية على اعتبار نفس المثال المذكور فى السؤال :
(1) قم بتسجيل شراء عدد 50 علبة سمنة و تسجيل سعر الصنف الحقيقى الذى اشتريت به ليحسب البرنامج إجمالى سعر الشراء الحقيقى ، ثم أنزل هذا البند فى جدول الفاتورة
(2) قم بتسجيل شراء عدد 1 علبة سمنة و تسجيل سعرها يساوى صفر ليحسب البرنامج إجمالى سعر الشراء يساوى صفر ، ثم أنزل هذا البند فى جدول الفاتورة
(3) فتكون قد أنزلت عدد 51 علبة سمنة تضاف إلى المخزن ( لأنها عملية شراء ) ، و تكون كذلك قد ضبطت الحسابات التى توافق شراء فقط عدد 50 علبة سمنة
(4) نفس هذا المثال يمكن تطبيقه فى فواتير المبيعات ... و هكذا
____________________________________________________________________
• ســـؤال (18) : عند شرائى بضاعة ما كان سعر الصنف الواحد 10 جنيهات و العدد المورد من هذا الصنف 100 صنف مثلا ، اضطررت لاحقا لرد عدد 5 أصناف تالفة للمورد ( من نفس الأصناف السابقة ) فاستردها بمبلغ 8 جنيهات ( و ليس 10 جنيهات ) للصنف الواحد ! كيف يمكننى تسجيل هذه العملية على البرنامج ؟
• الجواب (18) : لا توجد مشكلة إطلاقا فى تسجيل عملية الشراء الأولى فى ( فاتورة توريد ) تقليدية بها عدد الأصناف 100 و سعرهم 10 جنيه للصنف ليحسب البرنامج إجمالى الفاتورة يساوى 1000 جنيه ، ثم قم بإنشاء فاتورة جديدة و حدد نوعها ( مرتجع توريد ) و قم بتسجيل عدد الأصناف 10 و فى خانة السعر قم بتغيير السعر يدويا إلى 8 جنيه للصنف الواحد ليحسب البرنامج إجمالى الفاتورة يساوى 80 جنيه
____________________________________________________________________
• ســـؤال (19) : دائما ما يتغير سعر شرائى أو بيعى لصنف معين مع كل فاتورة ، فما فائدة تثبيت سعره فى كارتة الأصناف ؟
• الجواب (19) : لمستخدم البرنامج كامل الحق فى عدم تثبيت سعر الصنف و عدم كتابتة فى قسم كارتة الأصناف ، إلا أن فائدة هذا التسعير هو التسهيل على مستخدم البرنامج عند كتابة الفاتورة واستدعاء صنف معين فيقوم البرنامج بقراءة سعره تلقائيا من كارتة الأصناف ، إلا أن لمستخدم البرنامج كامل الحق فى تغيير هذا السعر فى الفاتورة يدويا أو تغييره فى كارتة الأصناف نفسها لتتم قراءة هذا السعر الجديد فى الفواتير القادمة تلقائيا فى كل مرة نختار فيها هذا الصنف
____________________________________________________________________
• ســـؤال (20) : كنت أعمل بشكل طبيعى على البرنامج و أدخل فواتير لمورد أو عميل ما ، ثم فجأة عندما أحاول إنشاء فاتورة جديدة يعطينى البرنامج رسالة غريبة ثم يغلق تلقائيا و يعود لنظام الويندوز من جديد .. ماذا أفعل ؟
• الجواب (20) : افتح البرنامج بشكل عادى .. ثم افتح الفاتورة الأخيرة فى دفتر الفواتير الذى به خلل لديك بأى طريقة تريدها ( من خلال تقليب صفحات الفواتير بمفاتيح الأسهم حتى تصل إلى الفاتورة الأخيرة ) أو ( بالبحث عنها برقمها أو بتاريخها ) .. و الطريقة الأسهل هى أن تضغط بالماوس على أحد رقمى عداد الفواتير ثم إدخال رقم آخر صفحة عندك ثم موافق
عندما يفتح لك البرنامج آخر فاتورة لديك بأى طريقة كانت .. عليك أن تلغى هذه الفاتورة من سجلاتك باستخدام مفتاح ( إلغاء ) ، مما يؤدى إلى خسارة بيانات هذه الفاتورة من سجلاتك و هى خسارة لا يمكن تفاديها ، و يمكنك بعد ذلك إنشاء فاتورة جديدة و إدخال بياناتها مرة أخرى
الآن تم إصلاح هذا الخلل ، و عليك الآن إنشاء فواتير جديدة دون مشاكل
____________________________________________________________________
• ســـؤال (21) : فجأة و بدون سابق إنذار أفتح دفتر فواتير أو حسابات لعميل أو لمورد ما فلا أجد فواتيره أو حساباته التى سبق و سجلتها بالكامل بنفسى ، ماذا أفعل ؟
• الجواب (21) : تحدث هذه المشكلة فى حالة واحدة فقط و هى تغيير كود هذا المورد أو العميل ، فكما سبق شرحه أن دفاتر فواتير و حسابات العملاء و الموردين تعتمد أساسا على كوده ، فإذا غيرنا الكود بعدما سجلنا فواتير و حسابات لهذا العميل أو المورد فسوف يفتح البرنامج دفتر فواتير مختلف تماما عن السابق تسجيله لنفس المورد أو العميل ، لأن ما يربط المورد أو العميل بدفاتر فواتيره و حساباته ليس اسمه و إنما الكود .. لذا يجب مراعاة عدم تغيير كود أى مورد أو عميل سبق و سجلنا له فواتير و حسابات
أما إذا أردنا إلغاءه فيكون ذلك عن طريق استخدام مفتاح ( إلغاء ) و ليس مجرد كتابة بيانات مورد أو عميل آخر فوق بياناته
يمكنك مراجعة السؤال رقم (11) لمزيد من التفاصيل
____________________________________________________________________
• ســـؤال (22) : هل يمكن وضع كلمة سر على البرنامج بحيث لا يمكن تشغيل البرنامج و الإطلاع على البيانات المسجلة فيه إلا لمن يمتلك تلك الكلمة السرية ؟
• الجواب (22) : نعم يمكن ذلك عن طريق مفتاح ( ضبط سجلات العام ) و الموجود فى الشاشة الافتتاحية للبرنامج على شكل ترس أسود اللون ، بحيث يمكنك تحديد كلمة سرية مختلفة على بيانات كل سنة محاسبية على حدة ، كما يمكن فى أى وقت إلغاء تلك الكلمة السرية أو تعديلها حسب رغبة مستخدم البرنامج من خلال نفس المفتاح
____________________________________________________________________
• ســـؤال (23) : عملت على البرنامج بشكل منتظم و رائع خلال الفترة الماضية إلا أننا سندخل فى عام جديد بعد أسبوع من الآن .. كيف سأبدأ العمل على البرنامج للسنة الجديدة ؟ و هل هذا يعنى أننى سأكتب كل شىء من جديد شاملا كارتة الأصناف و قوائم الموردين و العملاء ... ؟!!
• الجواب (23) : كما تعلم فإن برنامج ( إيزى بلان ) يعمل بالنظام السنوى ، فكل عام جديد له حساباته و سجلاته و تقاريره ، و إليك طريقة العمل على البرنامج للسنة الجديدة التى ستبدأ قريبا إن شاء الله :
(1) للدخول إلى البرنامج يجب عليك كتابة السنة ( الجديدة ) ، ثم إضغط على مفتاح ( ضبط سجلات العام ) و الذى يكون على شكل ترس أسود فى الشاشة الافتتاحية للبرنامج
(2) يتم فتح شاشة جديدة يمكنك من خلالها ضبط خصائص العام الجديد شاملا ( كارتة الأصناف لهذا العام ) و ( قائمة الموردين و العملاء لهذا العام ) و ( كلمة السر الخاصة بسجلات هذا العام )
(3) و لك خيارات إما أن تنسخ كارتة أصناف العام الماضى إلى كارتة أصناف العام الجديد أو أن تبدأ بكارتة أصناف جديدة تماما
(4) و لك خيارات إما أن تنسخ قائمة الموردين و العملاء للعام الماضى إلى قائمة الموردين و العملاء للعام الجديد أو أن تبدأ بقائمة جديدة تماما
(5) ثم قم بتطبيق تلك الخصائص التى حددتها على العام ( الجديد )
(6) أدخل الآن إلى سجلات العام ( الجديد ) بعد ضبط خصائصه و حدد المديونيات الخاصة بكل الموردين و العملاء من واقع انتهاء حسابات العام المنتهى و ذلك يكون بتسجيل رصيد الدين السابق لهم أو عليهم
(7) يجب عمل مورد وهمى يكون له أى اسم ، و نحن نقترح اسم : ( رصيد المخزن المبدئى ) و يكون كوده مميز مثلا ( 9999 ) ، و هذا المورد هو مورد غير حقيقى نوهم البرنامج بوجوده ، فنفتح دفتر فواتيره و نسجل فيه كل الأصناف الموجودة بالفعل الآن فى المخزن ، و يكون تسجيل هذه البضاعة من واقع آخر جرد للمخزن قمت به فى نهاية العام المنتهى .. و بمجرد تسجيل هذه الفواتير فى دفتر فواتير هذا المورد الوهمى ، فإننا قد قمنا الآن بتغذية البرنامج بكل الأصناف الموجودة لدينا فى مخزن الشركة بالفعل عند بداية هذا العام ( الجديد )
(8) إذا كانت خزينة الشركة تحتوى على أى مبلغ ، فيجب تسجيل قيمة المبلغ المجمع الموجودة بالفعل فى رصيد الخزينة ، و ذلك يكون بتسجيل حركة دخول مبلغ بتاريخ أول يوم فى العام ( الجديد ) ويكون من حساب نسميه مثلا ( رصيد أول المدة ) أو ( رصيد بداية العام ) بدون الحاجة لتحديد مصدر ذلك المبلغ المجمع بالتفصيل .. و بمجرد تسجيل هذه الحركة الداخلة إلى الخزينة فإننا قد قمنا الآن بتغذية البرنامج برصيد خزينة صحيح لبداية العام الجديد
____________________________________________________________________
• ســـؤال (24) : حتى الأمس فقط كنت أعمل على البرنامج و جميع البيانات التى سجلتها عليه مقروءة و متاحة ، اليوم عند بدء تشغيل البرنامج لم أجد أى من هذه البيانات و وجدت البرنامج خالى تماما من أى معلومات أو بيانات ... كيف حدث ذلك و ما سببه و كيف أستعيد تلك البيانات التى تعبت كثيرا فى تسجيلها بالبرنامج ؟!!
• الجواب (24) : لا يجوز أن يتم فقدان البيانات المسجلة فى البرنامج من تلقاء نفسه و دون تدخل بشرى حتى و إن كان غير مقصود أو واضح بالنسبة للمستخدم ، و عموما إذا حدث ذلك فهناك أكثر من سبب محتمل ولكل سبب حل إن شاء الله كما يلى :
(1) الحالة الأولى : يمكن أن يكون يوم أمس هو آخر يوم فى السنة الماضية ( يوم 31 ديسمبر ) و اليوم الحالى هو سنة جديدة ( يوم 1 يناير ) ، فعند بدء تشغيل البرنامج فيقرأ السنة الحالية ، و قد لا يلاحظ ذلك المستخدم فيدخل على هذه السنة الجديدة التى هى خالية تماما من أى بيانات ( و هذا أحد الأخطاء البشرية الغير متعمدة من مستخدم البرنامج ) .. و للإطلاع على بيانات السنة السابقة يجب كتابة السنة يدويا عند بدء تشغيل البرنامج فى خانة ( العام المراد فتح سجلاته ) ، و للإنتقال إلى سجلات عام جديد يمكنك الإطلاع على إجابة السؤال السابق رقم (23)
(2) الحالة الثانية : يمكن أن يكون أحد ما قد تلاعب بساعة أو تاريخ الكمبيوتر لديك فقدم أو أخر سنة فى التاريخ مما ينشأ عنه نفس السبب السابق ذكره فى الحالة الأولى
(3) الحالة الثالثة : من الممكن أن يكون مستخدم البرنامج قد ضغط مسبقا على مفتاح ( ضبط سجلات العام ) و الذى يكون على شكل ترس أسود فى الشاشة الافتتاحية للبرنامج ، و فتح شاشة ضبط خصائص العام الجديد شاملا ( كارتة الأصناف لهذا العام ) و ( قائمة الموردين و العملاء لهذا العام ) ، و بتسرع و دون قراءة رسائل التنبيه التى يبثها البرنامج قام بإنشاء قائمة أصناف خالية جديدة تماما و كذلك قوائم جديدة للموردين و العملاء مما يؤدى إلى فقدان تام لهم و لكل تعاملاتهم و فواتيرهم المسجلة مسبقا على البرنامج
والحل الوحيد فى مثل هذه الحالة هو الاعتماد على وجود نسخة احتياطية من البيانات المخزنة سابقا على البرنامج من خلال مفتاح ( تخزين ) و الموجود فى الشاشة الرئيسية من البرنامج و إجراء عملية قراءة لهذه البيانات المخزنة مسبقا و استعادتها من جديد ، فإذا لم تكن قد قمت بعمل نسخة احتياطية مسبقا من تلك البيانات فقد ضاعت إلى الأبد و لا يمكن استعادتها و إنما يتوجب عليك تسجيلها يدويا من جديد
____________________________________________________________________
• ســـؤال (25) : قمت بطباعة فاتورة و تقارير للمخزن من خلال البرنامج ، إلا أننى فوجئت بالكتابة تخرج عن الجدول و الخانات المطبوعة وكأنها تحتاج إلى زحزحة إلى اليمين قليلا لتدخل الجدول ؟!!
• الجواب (25) : قد تواجه هذه المشكلة إذا كنت تستخدم أنواع معينة من الطابعات الليزر ، و يرجع ذلك إلى اختلاف درجة هوامش الطباعة من طابعة إلى أخرى ، لذلك تم وضع قسم خاص بالبرنامج لضبط تلك الهوامش يدويا ، فيمكن لمستخدم البرنامج ضبط زحزحة الجداول أو البيانات المكتوبة فيها يمينا أو يسارا حسب رؤيته للتقارير المطبوعة بواسطة طابعته التى يعمل عليها
و يمكن عمل ذلك عند الدخول فى قسم ( بيانات الشركة مالكة البرنامج ) و الضغط على مفتاح ( ضبط هوامش و خطوط الطباعة ) ، ثم تحديد قيمة زحزحة الجدول المرسوم يمينا أو يسار ( بالسنتيمتر ) و كذلك يمكنك زحزحة البيانات المكتوبة فى الجدول يمينا أو يسار ( بالسنتيمتر )
و يحتفظ البرنامج بتلك القيم فلا حاجة لك أن تعيد كتابتها فى كل مرة طباعة إلا إذا دخلت فى نفس القسم و قمت بتغييرها بنفسك مرة أخرى
____________________________________________________________________

( نصائح خاصة حاول إتباعها لتحسين عملك على البرنامج )
• ( نصيحة 1 ) فى كارتة الأصناف يمكن تكرار اسم الصنف طالما أن لكل منها كود مختلف .. و اسم الصنف هام جدا و يجب كتابته تفصيلا شاملا الوحدة و الشركة المنتجة له إن أمكن ، هذا و سوف نذكر لكم عينة من أسماء الأصناف التى يمكنكم أن تقتدوا بها أثناء تسمية أصنافكم :
( فى حالة الصيدليات ) نكتب الصنف و وحدته و شركته بشكل تفصيلى ، فمثلا ( قرص زنتاك 150 مجم – جلاكسوويلكام ) و ( علبة زيمالجين 30 قرص – فاركو ) و ( أنبوبة مرهم تيراميسن – فايزر ) و ( رباط شاش المحلة 5 سم ) و ( اختبار حمل حوا ) و هكذا ...
( فى حالة الملابس ) نكتب الصنف و مقاسه و لونه و شركته بشكل تفصيلى ، فمثلا ( تى شيرت أصفر ناف ناف Medium ) و ( بنطلون جينز أسود موباكو مقاس 42 ) و هكذا ...
( فى حالة البقالة ) نكتب الصنف و وحدته و شركته بشكل تفصيلى ، فمثلا ( كيلو جبن أبيض ثلاجة المصريين ) و ( سمن النخلتين 2 كيلو ) و ( كيلو سكر أبيض النجار ) و ( علبة بسكويت مارى سادة ) و ( باكو بسكويت مارى سادة ) و هكذا ...
( فى باقى النشاطات ) نستمر بنفس الطريقة فى الثلاث حالات السابقة ...
و هذه الطريقة فى كتابة اسم الصنف بشكل تفصيلى تفيد جدا عند إعداد تقارير جرد المخزن حيث بمكن جرد كل الأصناف أو صنف بعينه ، إلا أن هناك خانة للبحث عن كلمة معينة فى اسم الصنف ، فمثلا إذا كان لدينا صنف اسمه ( سمن روابى 2 كيلو ) و صنف آخر ( سمن جنة 2 كيلو ) و صنف ثالث ( سمن الهانم 1 كيلو ) ، فيمكن كتابة كلمة ( سمن ) فى خانة البحث السابق ذكرها فيتم جرد كل الأصناف التى يحتوى اسمها على كلمة ( سمن ) فقط ، وإذا بحثنا من خلال كلمة ( 2 كيلو ) فيتم جرد كل الأصناف التى يحتوى اسمها على كلمة ( 2 كيلو ) فقط ... و هكذا ، فكلما كان اسم الصنف تفصيليا كلما أتاح لنا البرنامج المزيد من إمكانيات الجرد من خلال الكلمات التى يحتويها اسم الصنف
_________________________________
• ( نصيحة 2 ) مع ملاحظة أنه فى حالة وجود أكثر من وحدة لصنف واحد و المؤسسة تتعامل فى هذا الصنف بكل وحداته ، فيجب توحيد هذه الوحدة حتى يدخل الصنف إلى المخازن و يخرج منها بنفس الوحدة فلا تفسد حسابات جرد المخازن ، و فيما يلى مزيد من التوضيح حول هذه النقطة ...
مثال : إذا وجد صنف ما مثل ( دواء الأسبرين ) فيمكن بيعه على هيئة ( علبة أسبرين بها 50 شريط ) ، و يمكن بيعه على هيئة ( شريط أسبرين به 10 أقراص ) أو على هيئة ( عدد مفرد من الأقراص فقط ) ، هنا يعتبر البرنامج أن هناك صنفا اسمه ( علبة أسبرين ) و صنف آخر اسمه ( شريط أسبرين ) و صنف ثالث اسمه ( قرص أسبرين ) فى حين أنهم جميعا صنف واحد ، لذا فى هذه الحالة يجب كتابة صنف واحد فقط يحتوى على الوحدة الأصغر لهذا الصنف ، فيكون اسمه ( قرص أسبرين ) و عند بيع أو شراء شريط نذكر فى الفاتورة اسم الصنف ( قرص أسبرين ) و فى خانة العدد نكتب ( 10 ) .. و عند بيع 5 شرائط نذكر فى الفاتورة اسم الصنف ( قرص أسبرين ) و فى خانة العدد نكتب ( 50 ) .. و عند بيع علبة بها 50 شريط نذكر فى الفاتورة اسم الصنف ( قرص أسبرين ) و فى خانة العدد نكتب ( 500 ) و هكذا ...
مثال آخر : صنف ما مثل ( بسكويت لمبادا ) فيمكن بيعه على هيئة ( علبة بسكويت بها 24 باكو بسكويت ) و يمكن بيعه على هيئة ( باكو بسكويت أو أكثر ) .. هنا يعتبر البرنامج أن هناك صنفا اسمه ( علبة بسكويت ) و صنف آخر اسمه ( باكو بسكويت ) فى حين أنهما صنف واحد ، لذا فى هذه الحالة يجب كتابة صنف واحد فقط يحتوى على الوحدة الأصغر لهذا الصنف ، فيكون اسمه ( باكو بسكويت لمبادا ) و عند بيع أو شراء باكو نذكر فى الفاتورة اسم الصنف ( باكو بسكويت لمبادا ) و فى خانة العدد نكتب ( 1 ) .. و عند بيع علبة بسكويت كاملة نذكر فى الفاتورة اسم الصنف ( باكو بسكويت لمبادا ) و فى خانة العدد نكتب ( 24 ) هكذا ...
_________________________________
• ( نصيحة 3 ) عند كتابة كود لمورد ما أو لعميل ما فيجبب ألا يحتوى الكود تحتوى على علامات معينة يجب الحذر من كتابتها و هى
( / * - + . = & ^ " )
و أحسن طريقة لكتابة كود المورد أو العميل هو الترقيم التسلسلى مثل ( 1 و 2 و 3 و 4 و .... إلخ ) ، و لا يمكن تكرار كود المورد مع مورد آخر و لا يمكن تكرار كود العميل مع عميل آخر حيث يقوم البرنامج باكتشاف ذلك تلقائيا و يمنع حدوثه
_________________________________
( نصيحة 4 ) مفتاح اعتماد البيانات ( يكون على هيئة قفل مغلق أو مفتوح ) : هذا المفتاح موجود فى قائمة الموردين و العملاء ، و كذلك فى دفاتر فواتير المشتريات و المبيعات و فى قسم موظفى الشركة ، و وظيفته الرئيسية اعتماد و تثبيت البيانات حتى لا يتم تغييرها بغير قصد
و لنأخذ قائمة الموريدن و العملاء كمثال لشرح وظيفةهذا المفتاح ؛ و المقصود باعتماد بيانات المورد هو أنه عندما نكتب كود و اسم و عنوان لهذا المورد و نفتح دفاتر فواتير ، فإن البرنامج يستخدم كود المورد فى إنشاء فواتيره و حساباته ، و إذا تم تغيير هذا الكود لاحقا تضيع فواتير و حسابات هذا المورد من البرنامج و لا يتم استعادتها إلا بكتابة كوده الأصلى مرة أخرى .. لذا نحن ننبه على التأكد من كتابة كود المورد بشكل صحيح قبل فتح دفاتر فواتير أو حسابات له ، و من الممكن أن يتم الضغط بغير قصد على لوحة المفاتيح فتكتب حرفا أو رقما فى خانة الكود فتغيره دون قصد مما يسبب خطأ جسيما بحركة بسيطة للغاية ، لذا وضعنا مفتاح ( القفل ) هذا كنوع من الاحتياط ، فبعد كتابة بيانات المورد بشكل صحيح و التأكد من سلامتها و الموافقة عليها إضغط بالماوس على هذا المفتاح لتثبيت بيانات هذا المورد بحيث لا يمكنك تغييرها بدون قصد أبدا إلا بالضغط على نفس المفتاح مرة أخرى لفتح إمكانية تغيير هذه البيانات مرة أخرى ، مع ملاحظة أن مفتاح ( الاعتماد ) يمنع كذلك إمكانية إلغاء مورد من سجل أسماء الموردين
_________________________________
لمزيد من التفاصيل وشراء نسختك من فضلك
فقط إتصل على:
من داخل مصر
01017920954
من خارج مصر
00201017920954
شكرا لكم